اکسل چیست ؟ – نگاهی جامع به کاربردها، مزایا و قابلیت‌های Excel

مایکروسافت اکسل یکی از شناخته‌شده‌ترین برنامه‌های کامپیوتری جهان است. این برنامه ابزارها و توابعی قدرتمند در اختیارتان می‌گذارد که می‌توان از آن‌ها در گستره وسیعی از امور – از جمله حسابداری و تحلیل داده – استفاده کرد. این روزها برای به دست آوردن بسیاری از مشاغل نیاز به آشنایی حداقلی یا پیشرفته با اکسل دارید و رد پای آن را در تقریبا تمام ادارات جهان مشاهده می‌کنید.

در ادامه با کوئرا بلاگ همراه باشید تا بگوییم اکسل چیست و دقیقا چه کاربردهایی دارد. در صورتی که تمایل به یادگیری پیشرفته‌تر دارید، می‌توانید از دوره آموزشی تحلیل داده با اکسل کوئرا کالج نیز استفاده کنید.

اکسل چیست ؟

مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) برنامه‌ای برای ساخت و مدیریت «صفحات گسترده» یا «اسپردشیت» (Spreadsheet) است که به عنوان بخشی از مجموعه برنامه‌های خانواده «آفیس» (Office) در دسترس قرار گرفته است. کاربران از اکسل برای ساختارمندسازی داده، منظم‌سازی داده و همینطور محاسبه داده درون صفحات گسترده استفاده می‌کنند.

با نظم بخشیدن به داده از طریق ابزارهایی مانند اکسل، تحلیلگران داده و دیگر کاربران می‌توانند دسترسی به اطلاعات ضروری را برای خود آسان کنند. ناگفته نماند که هم بسته نرم‌افزاری Microsoft Office و هم Office 365 هر دو شامل اکسل می‌شوند که خود با دیگر برنامه‌های آفیس سازگار است. از این برنامه می‌توانید روی سیستم عامل های ویندوز، macOS، اندروید و iOS استفاده کنید.

سلول (Cell) چیست؟

صفحات گسترده یا اسپردشیت‌های اکسل، درست مثل جداولی هستند که از بی‌شمار ردیف (Rows) و ستون (Columns) تشکیل شده‌اند. سلول نیز به کادرهای مستطیل‌شکلی گفته می‌شود که در میان نقاط تقاطع سلول‌ها و ردیف‌ها شکل می‌گیرند.

با این اوصاف، سلول کوچک‌ترین و در عین حال یکی از مهم‌ترین عناصر اکسل است. داده شما (اعداد و متون) درون سلول‌ها قرار می‌گیرند و تمام ابعاد مربوط به سلول‌ها – مانند خطوط حاشیه، ابعاد، رنگ متون، رنگ پس‌زمینه و موارد مشابه – به صورت کامل قابل شخصی‌سازی هستند.

آدرس سلول چیست؟

آدرس سلول، عبارتی است که به کمک آن محل قرارگیری هر سلول را پیدا می‌کنیم. برای توصیف آدرس سلول، از حروف و اعداد اختصاص داده شده به ستون‌ها و ردیف‌ها استفاده می‌شود. برای مثال آدرس C5 به معنی سلولی است که در ستون سوم (C) و ردیف پنجم (5) قرار گرفته است.

Worksheet اکسل چیست؟

هر Worksheet یا کاربرگ می‌تواند حاوی چندین سلول باشد. علاوه بر این، کاربرگ‌ها از قابلیت ترسیم دیاگرام، نمودار و تصویر هم پشتیبانی می‌کنند. برای دسترسی به کاربرگ‌های هرچه بیشتر لازم است به سراغ گوشه پایین سمت راست پنجره اکسل بروید.

Workbook اکسل چیست؟

در اکسل، هر فایل جداگانه یک Workbook به حساب می‌آید و هر Workbook می‌تواند حاوی یک یا چند Worksheet باشد. در نتیجه زمانی از عبارت Workbook استفاده می‌شود که بخواهیم به یک کاربرگ یا مجموعه‌ای از کاربرگ‌ها اشاره داشته باشیم.

تاریخچه کوتاه اکسل و مسیر تکامل آن

مایکروسافت اکسل برای اولین بار در سال ۱۹۸۵ میلادی و تحت عنوان «Microsoft Multiplan» معرفی شد. این برنامه به کاربران اجازه می‌داد از رابط کاربری گرافیکی برای تعامل با اجزای گوناگون آن بهره بگیرند و در قیاس با رقبایی مانند Lotus 1-2-3 نیز دستکاری، پردازش و نمایش داده را آسان‌تر می‌کرد.

اما از آن‌جایی که در همان زمان چندین برنامه صفحه گسترده محبوب داشتیم، اکسل یا Multiplan نتوانست به موفقیت چندانی روی سیستم عامل Microsoft Disk (یا همان MS-DOS) دست یابد. در نتیجه، مایکروسافت در سال ۱۹۸۷ نسخه دوم اکسل را عرضه کرد که توانایی‌های بیشتری برای کنار زدن رقبا داشت.

در سال ۱۹۹۰ نیز شاهد تکامل هرچه بیشتر اکسل با نسخه سوم بودیم. این نسخه همراه با قابلیت‌هایی مانند نوارهای ابزار، چارت‌های سه‌بعدی، گزینه‌های طراحی و مواردی از این دست عرضه شد. با ورژن چهارم و پنجم نیز قابلیت‌هایی هرچه بیشتر به این برنامه اضافه شدند و اکسل توجهی بیشتر از همیشه به دست آورد.

مایکروسافت در سال ۲۰۰۷ دست به حرکتی خرق عادت زد و اکسل را به منوی «ریبان» (Ribbon) مجهز کرد. علاوه بر این شاهد بهبود‌هایی کلی نیز بودیم، مثلا سیستم مدیریت بهتر متغیرهای نام‌گذاری‌شده و انعطاف‌پذیری هرچه بیشتر در قالب‌بندی نمودارها.

بعد از این نیز شاهد بهبودهای فراوان در نسخه پانزدهم اکسل بودیم که سال ۲۰۱۳ از راه رسید. آخرین و جدیدترین نسخه، Excel 16 است که در سال ۲۰۱۹ عرضه شد. این برنامه اکنون از پراستفاده‌ترین نرم‌افزارها در تمام صنایع به حساب می‌آید و با هر به‌روزرسانی، شکست‌ناپذیرتر از قبل می‌شود.

مهم‌ترین ویژگی‌ها و اجزای تشکیل‌دهنده اکسل چیست ؟

در هر صفحه گسترده اکسل، شاهد انبوهی گزینه مختلف برای ویرایش و قالب‌بندی هستیم. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌های اکسل را با یکدیگر بررسی می‌کنیم.

• زبانه Home: ویژگی‌هایی مانند ابعاد فونت، شکل فونت، رنگ پس‌زمینه، گزینه‌های قالب‌بندی (Formatting)، افزودن و حذف سلول و همینطور گزینه‌های ویرایشی را درون زبانه‌ای به نام Home پیدا خواهید کرد.
• زبانه Insert: این زبانه انبوهی گزینه مختلف برای ساخت نمودار و چارت، اضافه کردن تصاویر و آمارها، تغییر دادن سربرگ و پابرگ و همینطور افزودن معادلات و نمادهای گوناگون دارد.
• Page Layout: این گزینه شامل تمام ابزارهای ضروری برای تنظیم تم و اجزای مختلف صفحه گسترده شما است.
• فرمول‌ها: با توجه به اینکه در اکسل قادر به ساخت جداولی حاوی انبوهی داده هستید، می‌توانید انواع فرمول‌ها را به جدول اضافه کنید و نتایجی سریع‌تر به دست آورید. در ادامه بیشتر راجع به فرمول‌های اکسل صحبت خواهیم کرد.
• Data: زبانه Data حاوی ابزارهایی برای اضافه کردن داده از منابع بیرونی (مثلا وب)، فیلتر کردن انتخاب‌ها و ابزارهای مدیریت داده است.
• زبانه View: اکسل از «نماها» یا Viewهای گوناگونی پشتیبانی می‌کند که با انتخاب هر یک، نحوه نمایش صفحه گسترده دستخوش تغیر می‌شود. در این بخش گزینه‌هایی برای تنظیم چیدمان داده و زوم و زوم‌آوت پیدا می‌کنید.

مزایای استفاده از اکسل چیست ؟

با توجه به اینکه ذخیره‌سازی داده و همینطور افزودن و حذف اطلاعات در اکسل بی‌نهایت ساده است، دلایل گوناگونی برای استفاده از این نرم‌افزار وجود دارد. در ادامه می‌گوییم برخی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از اکسل چیست و چرا باید به سراغ آن بروید:

• گزینه‌ای دسترس‌پذیر برای نگهداری داده: اکسل بدون هیچ محدودیتی از نظر ابعاد داده، اطلاعات شما را ذخیره‌سازی و تحلیل می‌کند. فیلترگذاری اطلاعات در اکسل بسیار آسان و کاربردی از آب درآمده است.
• دسترسی آنی به داده: گاهی از اوقات پیدا کردن اطلاعاتی که در پلتفرم‌های گوناگون ذخیره کرده‌ایم دشوار است. اما این موضوع راجع به صفحات گسترده اکسل مصداق نمی‌کند و در کمترین زمان قادر به بازیابی داده‌های ضروری خواهید بود.
• پشتیبانی از فرمول‌های ریاضیاتی: اکسل از انبوهی فرمول ریاضیاتی مختلف پشتیبانی می‌کند که باعث می‌شوند فرایند محاسبه در صفحات گسترده، آسان و سریع باشد.
• اطمینان از امنیت داده: در قیاس با روش‌های مختلف ذخیره‌سازی داده (به‌خصوص روش کاغذی و فیزیکی)، صفحات گسترده اکسل کمتر در خطر از دست رفتن خواهند بود. علاوه بر این می‌توانید روی فایل یا سیستم کامپیوتری خود رمز عبور بگذارید و از دسترسی ناخواسته به داده جلوگیری کنید.
• گردآوری داده در یک نقطه: در گذشته، بعد از اتمام کاغذبازی‌ها، داده‌ها باید در قالب فایل‌ها و اسناد گوناگون حفظ می‌شدند. اما این رویه با اکسل آسان‌تر از همیشه شده است و می‌توان در هر فایل اکسل، چندین کاربرگ (Worksheet) با کارایی‌های گوناگون داشت.
• دسترسی به داده‌های واضح و منظم: زمانی که داده را در قالب جدول پیاده‌سازی می‌کنید، تحلیل آن آسان‌تر می‌شود. در نتیجه، اطلاعات موجود در صفحات گسترده اکسل معمولا شکلی خوانا و قابل درک دارند.

در نهایت باید گفت که به دلایل بالا و انبوهی دلیل دیگر، این روزها بسیاری از کسب‌وکارها، دانشگاه‌ها، سازمان‌های مالی، بدنه‌های دولتی و تقریبا تمام صنایع بر مایکروسافت اکسل اتکا دارند. در این موسسات و سازمان‌ها، از اکسل برای ذخیره‌سازی، دگرگون‌سازی، دستکاری، بازیابی، آنالیز و پردازش داده استفاده می‌شود. در نتیجه، اکسل کاربردها و مزایای فراوان برای تمام کاربران خود دارد.

رایج‌ترین کاربردهای اکسل چیست ؟

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، در تقریبا تمام صنایع جهان از اکسل استفاده می‌شود. در ادامه چند مثال از کاربردهای در لحظه اکسل و همینطور کاربردهای اکسل در سازمان‌های گوناگون را بررسی می‌کنیم:

• سازمان‌ها از اکسل برای پیاده‌سازی انواع محاسبات استفاده می‌کنند. در واقع اکسل ابزاری بسیار محبوب در صنایع مالی به حساب می‌آید.
• اکسل ابزاری است که تحلیلگران داده به صورت روزمره از آن برای پیاده‌سازی تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیلی استفاده می‌کنند.
• در صنعت بانکداری از اکسل برای درک نیازها و علایق مشتریان استفاده می‌شود.
• خرده‌فروشی‌ها می‌توانند با تحلیل داده از طریق اکسل، تغییرات و ترندهای فروش را بررسی کنند.
• کارشناسان گزارش‌دهی از اکسل برای ارائه گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه، سه‌ماهانه و سالانه کمک می‌گیرند.
• تیم‌های فعال در حوزه سلامت از اکسل برای پژوهش‌ها و داده‌های طولی استفاده می‌کنند.
• محققان بازار می‌توانند با اکسل، داده‌های ضروری راجع به بازار را در یک نقطه‌ گرد‌آوری و تحلیل کنند.
• اپلیکیشن‌ها، ابزارها، افزونه‌ها و داشبوردهای آفیس، همگی با زبان برنامه‌نویسی اختصاصی مایکروسافت اکسل به نام Visual Basic for Application (یا به اختصار VBA) ساخته شده‌اند.

کاربردهای عملی اکسل در سازمان‌ها

کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند با اکسل، وظایف چند لایه را به صورت همزمان پیش ببرند. به این ترتیب، بهره‌وری کلی کار آن‌ها نیز بالا می‌برد. با این اوصاف، ضروری است که درکی کامل از کاربردهای اکسل در سازمان‌ها داشته باشیم. برخی از کارهایی که سازمان‌ها و موسسات با اکسل انجام می‌دهند را در ادامه می‌خوانیم:

• جمع‌آوری و راستی‌آزمایی داده‌های تجاری: اکسل اطمینان حاصل می‌کند که داده به شکلی منظم و قاعده‌مند جمع‌آوری شود. در نتیجه، راستی‌آزمایی داده‌های کلان از همیشه آسان‌تر می‌شود.
• تحلیل تجاری: تحلیلگران کسب‌وکار می‌توانند با استفاده از فرمول‌ها و توابع اکسل، داده‌ها را پردازش و تحلیل کنند.
• ثبت و ذخیره‌سازی داده: ثبت و ذخیره‌سازی داده به لطف چارت‌ها، نمودارها و جداول اکسل از هر زمان دیگری آسان‌تر و موثرتر شده است.
• تحلیل داده: جداول Pivot موجود در اکسل اجازه می‌دهند درکی عمیق از داده موجود در صفحات گسترده خود به دست آورید.
• گزارش‌دهی عملکرد: با استفاده از رشته‌ها (Strings)، تاریخ‌ها و توابع عددی اکسل می‌توان به پایش مواردی مانند ساعات کاری کارمندان، تعداد مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و اطلاعات این چنینی مشغول شد. بنابراین کسب‌وکار می‌تواند نمودارهایی جامع از عملکرد هر کارمند و هر دپارتمان داشته باشد.
• تحلیل استراتژیک: تحلیلگران داده می‌توانند از اکسل برای توسعه ابزارها و داشبوردهای گوناگونی استفاده کنند که به بخش‌بندی داده در سراسر صفحات گسترده کمک می‌کنند. در نتیجه، سازمان‌ها قادر به تحلیل سیستماتیک داده خواهند بود.
• حسابداری و بودجه‌بندی: چه کسب‌وکاری بزرگ در اختیار داشته باشید، چه موسسه‌ای آموزشی و چه شرکتی فعال در صنایع مالی، اکسل فرایندهای حسابداری و بودجه‌بندی را مطابق با پیش‌نیازهای سازمان آسان می‌کند.
• مدیریت پروژه: تعیین هزینه‌ها، بودجه‌بندی، توزیع وظایف و گزارش‌دهی با اکسل بی‌نهایت آسان می‌شود و بنابراین پروژه‌های گوناگون نیز به شکلی روان‌تر پیش می‌روند.
• مدیریت محیط کار: شرکت‌ها می‌توانند از اکسل برای رسیدگی به اموری مانند نگهداری از گزارش‌های کارمندان، گزارش‌دهی آخرین پروژه‌ها، تعیین موعد اتمام پروژه و هر چیز مشابهی استفاده کنند.

قابلیت‌های پیشرفته اکسل که باید بشناسید

علاوه بر نگهداری و بازیابی داده، اکسل مایکروسافت چندین قابلیت پیشرفته نیز دارد. در ادامه به صورت خلاصه می‌بینیم برخی از این قابلیت‌های پیشرفته اکسل چیست و چطور کار می‌کنند:

• تابع TREND: این ابزار اجازه می‌دهد خطوط روند (یا ترند) خطی را با مقادیر ثابتی از X و Y محاسبه کنید. در صنایع گوناگون از این قابلیت برای تحلیل ترندها در گذر زمان یا پیش‌بینی منابع مالی آتی استفاده می‌شود.
• توابع MIN و MAX: توابع MIN و MAX اجازه می‌دهند مقادیر کمینه و بیشینه را در مجموعه داده‌های خود تعیین کنید.
• VLOOKUP: تابع VLOOKUP یا Vertical Lookup برای جستجو و یافتن مقادیر گوناگون در مجموعه داده‌های کلان و یا استخراج داده درون جدولی تازه استفاده می‌شود.
• آرایه جدول (Table Array): زمانی که دو یا چند جدول حاوی داده و مقادیر مختلف را به یکدیگر متصل می‌کنیم، یک آرایه جدول به دست می‌آوریم.
• تابع Col_Index_Num: این تابع در آرایه جدول، ستونی را مشخص می‌کند که داده از داخل آن استخراج می‌شود.
• Range_lookup: این مورد، مقداری در VLOOKUP است که نزدیک‌ترین اطلاعات به آنچه کاربر به دنبالش می‌گردد را نشان می‌دهد.
• تابع AND: این تابع اجازه می‌دهد که هنگام جستجو برای متغیرها، از بیش از یک مشخصه کمک بگیرید. این تابع به شکل =AND نوشته می‌شود.

 مهم‌ترین رقبا اکسل

اگرچه اکسل را می‌توان بهترین برنامه کنونی برای ساخت صفحات گسترده به حساب آورد، اما شاهد چندین نرم‌افزار مشابه دیگر نیز هستیم که رقابت را در بازار بیشتر کرده‌اند. برخی از آن‌ها را در ادامه معرفی می‌کنیم.

• Google Sheets: گوگل شیت از قدرتمندترین رقبای اکسل است که ساختار و قابلیت‌هایی مشابه ارائه می‌کنند. این سرویس به صورت تحت وب ارائه می‌شوند و چندین نفر می‌توانند به صورت همزمان و از روی دستگاه‌های مختلف، با فایل‌ها و اسناد کار کنند.
• Numbers: این برنامه توسط اپل توسعه یافته و به‌صورت پیش‌فرض و رایگان روی کامپیوترهای مک پیدا می‌شود. Numbers در نگهداری از مجموعه داده‌های کلان کاربردی ظاهر نمی‌شود، اما بهترین رابط کاربری ممکن را برای طراحی عناصر گرافیکی و نمودارها دارد. علاوه بر این، Numbers فقط روی سیستم‌های مک در دسترس است.
• Apache OpenOffice: این نرم‌افزار رایگان و متن‌باز همراه با قابلیت‌های جالبی مانند فرمول‌نویسی با زبان طبیعی، Data Pilot، گزینه‌های متعدد قالب‌بندی و همکاری در ساخت صفحات گسترده از راه می‌رسد و تنها روی ویندوز و macOS در دسترس است.

مهم‌ترین فرمول‌ها و توابع اکسل چیست ؟

پیش‌تر گفتیم مایکروسافت اکسل از فرمول‌ها و توابعی پشتیبانی می‌کند که ذخیره‌سازی، دستکاری و بازیابی داده را آسان کرده‌اند. برای اینکه بتوانید با بالاترین بهره‌وری ممکن از اکسل استفاده کنید، لازم است توابع و فرمول‌های ضروری را بشناسید. در ادامه برخی از مهم‌ترین موارد را بررسی می‌کنیم.

فرمول های اکسل

در پایین می‌بینیم مهم‌ترین فرمول‌های اکسل چیست و هر یک چه کاربردی دارد. با این فرمول می‌توانید انواع محاسبات و تحلیل داده را پیش ببرید:

• SUM: از فرمول SUM برای جمع زدن مقادیر موجود در سلول‌های گوناگون با یکدیگر استفاده می‌شود.
• COUNT: برای به دست آوردن تعداد ورودی‌های یک بازه یا مجموعه اعداد، از فرمول COUNT کمک می‌گیریم.
• AVG: فرمول AVG می‌تواند میانگین آرگومان‌های (Arguments) دلخواه شما را به دست آورد. برای مثال اگر بازه سلولی C1:C20 حاوی اعداد گوناگون باشد، با فرمول =AVERAGE (C1:C20) میانگین مقادیر را به دست می‌آوریم.
• COUNTA: از COUNTA برای شمارش سلول‌هایی استفاده می‌شود که حاوی هر اطلاعاتی باشند، از جمله مقادیر خطا و متون خالی.
• LEN: این فرمول می‌تواند تعداد حروف یا کاراکترهای موجود در سلول‌های دلخواه را نشان دهد.
• TRIM: با استفاده از فرمول TRIM، کاربر می‌تواند فواصل خالی (Space) اضافه را از میان متون حذف کند.
• NOW: با استفاده از فرمول NOW می‌توانید تاریخ و زمان کنونی را به نمایش درآورید و یا مقادیر را براساس تاریخ و زمان کنونی محاسبه کنید.

• ROUND: برای گرد کردن مقادیر موجود در یک سلول می‌توانید به سراغ فرمول ROUND بروید.
• SUMIF و COUNTIF: فرمول COUNTIF به دنبال شاخص‌هایی مشخص در بازه‌ای از سلول‌ها می‌گردد و تعداد سلول‌های سازگار با همان شاخص‌ها را نشان می‌دهد. از سوی دیگر، فرمول SUMIF هم می‌تواند تمام آرگومان‌هایی که از شاخص‌های مورد نظر پیروی کرده‌اند را جمع بزند.
• LEFT ،RIGHT ،MID و CELL: فرمول CELL در صورت وجود مقادیر عددی در سلول‌ها، آن‌ها را محاسبه می‌کند و در صورت وجود متن یا خالی بودن سلول‌ها، نتیجه صفر را بازمی‌گرداند. LEFT اولین کاراکتر از یک رشته متنی را نشان می‌دهد. RIGHT آخرین کاراکتر را بازمی‌گرداند و MID هم بسته به ویژگی‌ها و کاراکترهای مد نظر کاربر، عددی به‌خصوص را از رشته متنی بیرون می‌کشد و نشان می‌دهد.
• XLOOLUP: این فرمول در بازه‌های سلولی جستجو می‌کند و موارد مرتبط به اولین نتیجه‌ای که می‌یابد را به نمایش درمی‌آورد.

توابع اکسل

در پایین می‌بینیم مهم‌ترین توابع (Functions) اکسل چیست و چطور باید با آن‌ها کار کرد:

• NOT: تابعی شرطی در اکسل است که منطقی ورودی را وارونه می‌کند.
• IF: تابع IF به تعیین یک «عبارت» یا «اکسپرشن» (Expression) منطقی در صفحه گسترده می‌پردازد و نتایج را به صورت بولی (Boolean) نشان می‌دهد. مقادیر بازگشتی، دو اکسپرشن منطقی TRUE یا FALSE خواهند بود.
• OR: این تابع زمانی به کار می‌آید که می‌خواهید TRUE بودن هر شرطی را بررسی کنید. در صورتی که هر یک از اکسپرشن‌های موجود در آرگومان شما TRUE باشند، مقدار TRUE را به عنوان پاسخ دریافت می‌کنید. اگر تمام مقادیر FALSE باشند نیز پاسخ FALSE به نمایش درمی‌آید.
• SEARCH: این تابع به دنبال زیررشته‌ها (Sub-Strings) می‌گردد و جایگاه زیررشته را به صورت عددی نشان می‌دهد.
• IFERROR: این هم تابعی منطقی در اکسل است که مقادیر را برای وجود هرگونه خطا بررسی می‌کند.
• FIND: تابع FIND جایگاه هر رشته‌ای که درون رشته‌ای دیگر قرار گرفته است را به صورت عددی بازمی‌گرداند.

جمع‌بندی و پاسخ به سوالات متداول پیرامون اینکه اکسل چیست

اکنون که به پایان مقاله رسیده‌ایم، ذهنیتی واضح از این به دست آورده‌اید که اکسل چیست و چطور می‌توان از آن برای افزایش بهره‌وری و بهبود فرایندهای کمک گرفت. در صورتی که هنوز سوالاتی بی‌پاسخ دارید، در آخر به برخی از سوالات پرتکرار راجع به اکسل پاسخ می‌دهیم.

منبع: The Knowledge Academy