OKR چیست؟ راهنمای عملی تدوین OKR
Andy Grove مردی بسیار عمل‌گرا بود و همیشه در هدف‌گذاری حرف اول را می‌زد. روش‌های او در عین سادگی، همیشه مؤثر واقع می‌شدند. از چنین فردی هیچ بعید نبود که روزی تبدیل به مدیرعامل افسانه‌ای کمپانی Intel شود. در همین کمپانی بود که یکی از کارمندان او به نام John Doerr به فکر تدوین این قواعد کاربردی افتاد. این تلاش به خلق فریم‌ورکی انجامید که بعدها نحوه‌ی کار غول‌های تکنولوژی مانند Google ،LinkedIn ،Twitter و Uber را متحول کرد. در این مقاله با ما همراه باشید تا به سؤال OKR چیست بپردازیم.
این مقاله راهنمایی عملی است که شما را قادر می‌کند تا بلافاصله بعد از آشنایی با مفاهیم اولیه، به سراغ تدوین OKR خودتان بروید.
بخش اول: OKR چیست؟
افراد اهداف مختلفی دارند. در حالی که فردی انگیزه‌های بشردوستانه دارد، فرد دیگری تمام توانش را معطوف رشد کسب‌و‌کارش می‌کند. اما اینکه بگویید «می‌خواهم فقر را ریشه‌کن کنم» و یا «قصد دارم تا بهترین پتو‌های دنیا را تولید کنم» کافی نیست. فارغ از اینکه چه هدفی دارید، OKR شما را قادر می‌کند تا به‌خوبی این خلاء که «در قدم بعدی لازم است چه کاری انجام بدهم؟» را پر کنید.
OKR یک روش هدف‌گذاری است، اما پیشنهاد می‌کنیم که آن را یک چارچوب فکری در نظر بگیرید. OKR سر‌واژه‌ی عبارت Objectives and Key Results و به‌معنای اهداف و نتایج کلیدی است. اهداف (Objectives)، مسیر پیش‌روی شما و نقطه‌ای که می‌خواهید به آن برسید را برای شما مشخص می‌کنند. شما برای اهدافتان موعد مقرری را در نظر می‌گیرید و در میانه‌ی راه نیز مدام به آن‌ها برمی‌گردید تا عملکردتان را ارزیابی کنید. اهداف در OKR اولویت‌های اصلی تیم شما در ۳۰ تا ۹۰ روز آینده هستند.
نتایج کلیدی (Key Results) نیز نقشه‌ی راه شما برای رسیدن به اهداف هستند. این نقشه‌ی راه به شما اطمینان می‌دهد که برای نائل‌شدن به اهدافتان در مسیر درستی حرکت می‌کنید. نتایج کلیدی در OKR معیاری را فراهم می‌کنند که نشان می‌دهد چقدر به اهدافتان نزدیک شده‌اید. ما اغلب برای هر هدف ۳ تا ۵ نتیجه‌ی کلیدی را در نظر می‌گیریم.
اگر به صورت ساده بخواهیم توضیح بدهیم که اهداف و نتایج کلیدی در OKR چیست، باید گفت که ما در بخش هدف‌ها به سؤال «چه…؟» می‌پردازیم: به چه چیزی می‌خواهیم برسیم؟ و در بخش نتایج کلیدی به سؤال «چگونه…؟» می‌پردازیم: چگونه به اهدافمان می‌رسیم؟
OKR خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
معمولاً در زمان آشنایی با یک روش جدید این سؤال پیش می‌آید که «آیا واقعاً این روش جواب می‌دهد؟». در پاسخ به این سؤال باید گفت که کارآمدی OKR در گرو این است که این روش به‌درستی پیاده شود. بنابراین در این قسمت به ویژگی‌های یک OKR کارآمد می‌پردازیم.
در یک OKR خوب به دنبال دستاورد‌هایی خارق‌العاده هستیم. در نتیجه بر‌خلاف اکثر شیوه‌های برنامه‌ریزی که به شما می‌گویند برنامه‌ای معقول بچینید، در OKR اهدافی وضع می‌کنیم که خارج از توان انسان به نظر می‌آیند. OKR به شما نوید رشد و پیشرفتی چشم‌گیر را می‌دهد و شما را به دنبال‌کردن دستاورد‌هایی در سطح «نوآوری‌های بی‌سابقه»، «تبدیل‌شدن به یک پیشرو در صنعت» و یا «ایجاد تمایز بین خود و رقبا» سوق می‌دهد. علاوه بر این، OKR باید به شما اطمینان دهد که در جهت موفقیت قدم برمی‌دارید و قدم‌های بعدی را نیز نمایان کند. برای روشن‌تر‌شدن موضوع، ملاک‌های کارآمدی اهداف و نتایج کلیدی را در ادامه توضیح داده‌ایم.
ملاک‌های کارآمدی اهداف در OKR چیست؟
اهداف ما باید از مأموریت بزرگ‌تری سرچشمه بگیرند. اهدافی که این ویژگی را ندارند، کارآمدی خود را از دست می‌دهند. در یک OKR کارآمد، پاسخ شما به هر سه سؤال زیر مثبت است:
- آیا اهداف شما معنادار هستند؟ آیا این اهداف واقعاً یک اولویت اصلی به حساب می‌آیند؟ آیا آن‌ها مسیر واضحی را برای شما ترسیم می‌کنند؟
- آیا اهداف شما جاه‌طلبانه هستند؟ آیا نتیجه‌ی مورد‌نظرتان را به‌راحتی به دست می‌آورید یا برای رسیدن به آن‌ها باید هر روز تلاش کنید؟ آیا به‌دست‌آوردن هدفتان تغییری جدی در جایگاه کنونی شما ایجاد می‌کند؟
- آیا اهداف شما الهام‌بر‌انگیز هستند؟ آیا اهدافتان به تیم شما انگیزه می‌دهند؟ آیا این اهداف به‌راحتی در ذهن شما نقش می‌بندند؟
ملاک‌های کارآمدی نتایج کلیدی در OKR چیست؟
نتایج کلیدی باید در راستای پشتیبانی از اهداف شما باشند. به زبان دیگر، باید میان هدف‌های شما و معیار‌هایی که برای رسیدن به آن‌ها در نظر گرفته‌اید ارتباط واضحی وجود داشته باشد. بدیهی است که نبود چنین ارتباطی یک علامت هشدار جدی است و ناکارآمدی OKR را در پیش خواهد داشت. در یک OKR کارآمد، پاسخ شما به هر سه سؤال زیر مثبت است:
- آیا نتایج کلیدی شما خاص و مدت‌دار هستند؟ آیا دقیقاً مشخص کرده‌اید که چه کاری را باید تا چه زمانی انجام دهید؟
- آیا نتایج کلیدی شما جاه‌طلبانه اما واقع‌بینانه هستند؟ آیا این نتایج آرمان‌گرایانه و در عین حال امکان‌پذیر هستند؟
- آیا نتایج کلیدی شما قابل‌اندازه‌گیری هستند؟ آیا برای موفقیت مورد‌نظرتان معیار‌های مشخصی وجود دارد؟
همانطور که گفتیم این مقاله یک راهنمای عملی است و به توضیح نظری OKR اکتفا نمی‌کند. پیشنهاد می‌کنیم که برای حداکثر بهره‌وری از تمریناتی که در ادامه آورده‌ایم، خودکار و کاغذی در کنار خود قرار دهید و یا فایلی را در لپتاپتان برای یادداشت‌کردن باز کنید.
بخش دوم: اهداف در OKR چیست و چطور آن را بنویسیم؟
پیش‌تر گفتیم که اهداف ما برخواسته از مأموریت بزرگ‌تری هستند که در پیش گرفته‌ایم. در حالی که مأموریت آن رؤیای دوردستی است که برای برآورده‌شدنش همه با هم تلاش می‌کنیم، اهداف مهم‌ترین اقداماتی است که در راستای تحقق این مأموریت انجام می‌دهیم. در واقع این اهداف ما هستند که ما را مرحله‌به‌مرحله به جلو هل می‌دهند.
به‌عنوان مثال کمپانی ALLbirds چنین مأموریتی را برای خود در نظر گرفته است: تولید کفش‌های بهتر و دوستدار محیط زیست. مهم‌ترین هدف این کمپانی این است که در میان بقیه‌ی رقبای خود کمترین میزان تولید کربن را داشته باشد.
تمرین ۱: یکی از مهم‌ترین اهداف خود را بنویسید.
اولویت‌های خود را مشخص کنید.
برای اینکه از اهداف دارای اولویت خود در ۳۰ تا۹۰ روز آینده لیستی تهیه کنید، ابتدا این سه سؤال را از خود بپرسید:
- مهم‌ترین کار‌هایی که باید انجام بدهم کدام هستند؟
- چه کار‌هایی را باید شروع کنم و چه چیز‌هایی را باید تغییر دهم؟
- موفقیت چه شکلی است؟
تمرین ۲: با استفاده از سؤالات بالا لیستی از اهداف خود را آماده کنید. اگر تعداد اهداف مورد‌نظرتان از ۵ عدد بیشتر شد، ۳ تا از مهم‌ترین آن‌ها را انتخاب کرده و بنویسید.
اهدافتان را بررسی کنید.
حالا که اهدافمان را روی کاغذ آورده‌ایم، با بررسی آن‌ها می‌توانیم مطمئن شویم که شروع خوبی داشته‌ایم. موقع نوشتن اهدافتان، دو شرط زیر را در نظر داشته باشید:
- اهداف من تغییری اساسی در جایگاه فعلی‌ام ایجاد می‌کنند.
اگر این جمله در مورد اهدافی که نوشته‌اید صدق نمی‌کند، کمی به تخیل خود بال‌و‌پر دهید. اهداف شما باید در عین واقع‌گرا‌یی جسورانه نیز باشند.
- اهداف من به‌صورت خلاصه و با زبانی ساده نوشته شده‌اند.
اگر این جمله در مورد اهدافی که نوشته‌اید صدق نمی‌کند، جملات اضافی را حذف کنید و فقط مهم‌ترین بخش‌ها را بیاورید. پس از این می‌توانید اهدافتان را با مدیر و یا همکاران در میان بگذارید و بازخورد آن‌ها را جویا شوید.
تمرین ۳: اهداف خود را با توجه به دو جمله‌ی بالا بررسی کنید و در صورت عدم‌رعایت این شروط آن‌ها را اصلاح کنید.
نیت و منفعت اهدافتان را در نظر داشته باشید.
اهدافی را در نظر بگیرید که نیتی پشت آن‌ها باشد و رسیدن به آن‌ها منفعت قابل‌مشاهده‌ای را برای فرد به همراه داشته باشد. برای اینکه بدانید نیت در OKR چیست باید گفت که نیت نشان‌دهنده‌ی چرایی است. در اینجا سؤالاتی مانند این‌ها را می‌پرسیم: «چرا برای پوزیشن من یک موقعیت شغلی ایجاد شده؟» و یا «از خود و همکارانم چه انتظاری دارم؟»
تمرین ۴: این جمله را کامل کنید: من برای انجام …. اینجا هستم. ما این کار را به این خاطر انجام می‌دهیم که …. .
منفعت را نیز در این بخش محک می‌زنیم. فرقی ندارد که صاحب کسب‌و‌کاری باشید که با هدف سودآوری فعالیت می‌کند و یا اینکه عضو داوطلب یک سازمان غیر‌انتفاعی باشید؛ شما در هر حال با اعداد سر‌و‌کار خواهید داشت. با این تفاوت که این اعداد در مورد اول میزان سودآوری شرکت شما و در مورد دوم میزان پول‌های جمع‌شده از کمک‌های خیریه را نشان می‌دهند.
تمرین ۵: ما برای رسیدن به …. باید به عدد …. برسیم.
نیت و منفعت در اهداف ارتباط تنگاتنگی دارند و نیاز است که هر دوی آن‌ها را در اهدافتان لحاظ کنید.
تمرین ۶: به لیست اهدافتان برگردید و ببینید که آیا آن‌ها با نیت و منفعتی که در سر دارید مطابقت دارند.
از شرایط کنونی فراتر بروید.
در نظر داشته باشید که با تدوین OKR به دنبال این نیستیم که لیستی از کار‌های فعلی‌مان تهیه کنیم، بلکه می‌خواهیم مقصد نهایی مورد‌نظرمان را متصور شویم.
در ادامه لیستی از اهداف مدیر بازاریابی یک کمپانی را می‌بینید:
- صحبت مستمر با مدیر فروش
- معرفی بهترین راه‌ها برای لید‌گرفتن
- افزایش ترافیک سایت
اما این اهداف تغییرات عمده‌ای را برای شرکت در بر نخواهند داشت. عبارات بالا را می‌توان کار‌های روزمره‌ای دانست که معمولاً از طرف تیم‌های بازاریابی پیگیری می‌شوند.
لیست اصلاح‌شده‌ی اهداف بالا به این شکل هستند:
- نوشتن یک برنامه‌ی تبدیل کاربر به لید به همراه مدیر فروش
- تغییر ساختار وب‌سایت برای بالا‌بردن نرخ تبدیل کاربر به لید
- نوشتن یک نقشه‌ی بازاریابی محتوایی و دو برابر‌کردن ترافیک وبلاگ
نوشتن چنین اهدافی به ما کمک می‌کند تا با ایجاد تغییراتی ملموس، سازمان را به جلو سوق بدهیم. این اهداف، نوشتن نتایج کلیدی را برای ما ساده‌تر کرده و قدم‌های بعدی را برای اعضای تیم روشن‌تر می‌کنند.
بخش سوم: نتایج کلیدی در OKR چیست و چطور آن را بنویسیم؟
تا به اینجای کار اهدافتان را نوشتید و آن‌ها را اصلاح کردید. اما ممکن است با دیدن لیست اهدافتان برایتان سؤال پیش بیاید که «چگونه می‌توانم این اهداف عالی را عملی کنم؟» همان طور که پیش‌تر اشاره شد، این نتایج کلیدی هستند که سؤال چگونگی را پاسخ می‌دهند. نتایج کلیدی متر و معیاری هستند که چگونگی رسیدن به اهداف را به شما نشان می‌دهند.
نتایج کلیدی پیشرفت هفته به هفته‌ی شما را اندازه‌گیری می‌کنند. هر کدام از این نتایج کلیدی مسئول قسمتی از موفقیت شما هستند و جمع آن‌ها در کنار هم باعث رسیدن شما به اهداف مورد‌نظرتان می‌شود. به نتایج کلیدی مانند یک لیگ فوتبال فکر کنید؛ با بردن هر بازی جایگاهتان را در جدول بهبود می‌بخشید تا در نهایت به قهرمانی لیگ برسید.
در نظر داشته باشید از آن‌جایی که در بخش نتایج کلیدی از اعداد و اندازه‌گیری صحبت می‌کنیم، نیازمند جمع‌آوری اطلاعات هستیم. برای اینکه تعیین کنید که چه میزانی از پیشرفت را در نظر دارید، باید از وضعیت کنونی رقبا و سازمان خود با‌خبر باشید.
تمرین ۷: برای هر کدام از اهداف خود ۳ تا ۵ نتیجه‌ی کلیدی بنویسید. برای این کار از خود بپرسید: «مهم‌ترین کار‌هایی که باید در ۹۰ روز آینده انجام بدهم تا هدفم را به واقعیت تبدیل کنم کدام است؟»
انواع نتایج کلیدی
نتایج کلیدی را از لحاظ مختلفی می‌توان دسته‌بندی کرد. آشنایی با این نوع دسته‌بندی‌ها به شما کمک می‌کند تا برای اهداف خود مناسب‌ترین نتیجه‌ی کلیدی را انتخاب کنید.
متعهدانه، آرمان‌گرایانه و یادگیری‌محور
در نوشتن نتایج کلیدی باید مشخص کنید که چه میزانی از موفقیت را در نظر دارید. آیا هدف شما این است که تیم را کمی به جلو سوق دهید و یا اینکه در فکر ایجاد تغییراتی اساسی هستید؟ شاید هم قصد دارید تا با آزمون‌و‌خطا به راهبردی کارآمد برسید؟ برای هر کدام از این اهداف، OKRهای مختلفی خواهید داشت.
متعهدانه
در OKR متعهدانه اهدافی را نشانه می‌گیریم که نیل به آن‌ها لازمه‌ی موفقیت و در واقع یک سطح حداقلی است و کسی در اهمیت محقق شدن این اهداف تردیدی ندارد.
آرمان‌گرایانه
در OKR آرمان‌گرایانه از حداقل‌ها فراتر می‌رویم و اهدافی بلند‌پروازانه را نشانه می‌گیریم. در اینجا تیم برای اینکه به نتیجه برسد باید حداکثر تلاش خود را به خرج دهد. چنین دستاورد‌هایی سخت‌تر حاصل می‌شوند، اما اثر‌بخش‌تر هستند.
یادگیری‌محور
در OKR یادگیری‌محور با آزمون‌و‌خطا فرضیه‌ی خود را می‌آزماییم. در اینجا انتظار داریم که تا پایان ۹۰ روز فرضیه‌ی ما رد یا اثبات شده باشد.
تمرین ۸: به OKRهای خود نگاهی بیندازید و متعهدانه، آرمان‌گرایانه و یا یادگیری‌محور بودن آن‌ها را مشخص کنید.
ورودی، خروجی، پیامد
تقریباً همه‌ی نتایج کلیدی در یکی از سه دسته‌ی ورودی، خروجی و پیامد جا می‌گیرند.
ورودی
به آن دسته از نتایج کلیدی که قابل‌کنترل هستند، ورودی می‌گوییم. نمونه‌ای از یک نتیجه‌ی کلیدی ورودی: «داوطلب باید به ۱۰۰ نفر پیام بدهد و کاندید‌شدن خود در انتخابات را به آن‌ها اطلاع بدهد»
خروجی
به آن دسته از نتایج کلیدی که حاصل از ورودی‌های ما هستند، خروجی می‌گوییم. نمونه‌ای از یک نتیجه‌ی کلیدی خروجی: «۵۰ نفری که حاضرند تا به داوطلب رأی بدهند را پیدا کنیم»
پیامد
به آن دسته از نتایج کلیدی که نتایج نهایی مورد‌نظر ما هستند و اغلب تفاوت قبل و بعد را برجسته می‌کنند، پیامد می‌گوییم. نمونه‌ای از یک نتیجه‌ی کلیدی پیامد: «داوطلب باید نسبت به سال گذشته آرای بیشتری را به دست آورد.»
تمرین ۹: نتایج کلیدی خود را بررسی کنید و آن‌ها را در دسته‌بندی ورودی، خروجی و پیامد قرار دهید.
ثبات، پیشرفت جزئی، ترقی
با استفاده از نتایج کلیدی می‌توانید تیمتان را به سمت‌و‌سوی لازم هدایت کنید.
ثبات
گاهی اوقات مهم‌ترین هدف در سازمان‌ها حفظ شرایط موجود است. معمولاً این قضیه زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان با بحران جدی مواجه شده باشد. در چنین شرایطی می‌توانید نتایج کلیدی را به‌گونه‌ای تدوین کنید تا با استفاده از راهکار‌های سابق، عملکرد کنونی را حفظ کنید.
پیشرفت جزئی
گاهی آنچه سازمان‌ها در نظر دارند، چیزی جز یک پیشرفت جزئی نیست. برای مثال ممکن است هدف شما افزایش ۳۰ درصدی استخدام برنامه‌نویس در سال جاری باشد. در این صورت باید نتایج کلیدی خود را طوری بنویسید تا با حفظ راهبرد‌های کنونی، دستاورد‌های بهتری را رقم بزنید.
ترقی
سازمان‌هایی که هدف ترقی را در سر دارند، به دنبال فرصتی می‌گردند تا شرایط کنونی را به کل تغییر بدهند. برای نمونه شرکتی که تصمیم می‌گیرد تا تولید کربن خود را ۱۰۰٪ کاهش دهد، به دنبال ترقی است. در اینجا باید نتایج کلیدی خود را به‌گونه‌ای بنویسید تا با روش‌هایی کاملاً نوآورانه در پی کسب موفقیت باشید.
تمرین ۱۰: نتایج کلیدی شما سازمانان را به کدام یکی از اهداف ثبات، پیشرفت جزئی، ترقی سوق می‌دهد؟
نتایج کلیدی بهتری بنویسید.
در ادامه‌ی مقاله‌ی OKR چیست نکاتی را آورده‌ایم که به شما کمک می‌کنند تا نتایج کلیدی بهتری بنویسید. یکی از نکات حائز اهمیت این است که رسیدن شما به اهدافتان باید در گرو تحقق نتایج کلیدی باشد. بنابراین اگر دیدید که بدون نتایج کلیدی هم می‌توانید به اهدافتان برسید و یا اینکه در صورت انجام همه‌ی نتایج کلیدی باز هم رسیدن به هدف ممکن نیست، احتمالاً نتایج کلیدی خوبی را انتخاب نکرده‌اید.
تمرین ۱۱: یکی از OKRهای خود را ارزیابی کنید و ببینید که آیا امکان رسیدن به هدف پس از انجام نتایج کلیدی وجود دارد؟
علاوه بر این در یک OKR خوب نتایج کلیدی طوری نوشته می‌شوند که امکان ارزیابی آن‌ها در حین فرایند نیز وجود داشته باشد. برای روشن‌تر شدن این موضوع این دو جمله را در نظر بگیرید: «تا آخر سال باید به یک میلیارد سود خالص برسیم» و «تا آخر سال باید برای فروش کالاهایمان با ۱۰ شرکت جدید توافق‌نامه امضا کنیم» همان طور که می‌بینید در جمله‌ی اول ما باید تا آخر سال صبر کنیم تا سود نهایی را بررسی کنیم. اما در جمله‌ی دوم می‌توانیم روند کارمان را در طول سال بررسی کنیم. نتیجه‌ی کلیدی دوم به ما این امکان را می‌دهد تا در صورت لزوم آن را در میانه‌ی راه تغییر دهیم.
تمرین ۱۲: آیا نتایج کلیدی شما به گونه‌ای هستند که در حین فرایند بتوانید آن‌ها را ارزیابی کنید؟
نکته‌ی مهم دیگر این است که در عین حال که به کمیت توجه می‌کنید، کیفیت را نیز در نظر داشته باشید. بسیاری از تیم‌ها با در‌نظر‌گرفتن نتایج کاملاً کمی، کیفیت را قربانی می‌کنند. پیشنهاد ما این است که برای نتایج کلیدی خود اهداف کیفی نیز بنویسید.
تمرین ۱۳: آیا نتایج کلیدی شما اهداف کیفی را نیز در بر دارند؟ و چگونه می‌توانید اهداف کیفی را در نتایج کلیدی خود بگنجانید؟
جمع‌بندی
در این مقاله به سؤال OKR چیست پرداختیم. همان طور که دیدید OKR با استفاده از روش‌های کاربردی Andy Grove ساخته شد. OKR مخفف عبارت Objective and Key Results و به‌معنی اهداف و نتایج کلیدی است. در بخش اهداف مشخص می‌کنیم که در ۳۰ تا ۹۰ روز آینده به چه چیزی می‌خواهیم برسیم و در بخش نتایج کلیدی نیز چگونگی رسیدن به اهداف را با تعیین ۳ تا ۵ نتیجه‌ی کلیدی برای هر هدف مشخص می‌کنیم. برای نوشتن یک OKR کارآمد نکات بسیاری وجود دارد که ما در این مقاله آن‌ها را معرفی کردیم. در آخر نیز تمریناتی عملی اضافه کردیم تا هم‌زمان با خواندن این مقاله OKR خودتان را تدوین کنید.
منبع:
