آشنایی با هوش تجاری (BI): مفاهیم، ابزارها و تکنیک‌ها

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری (Business Intelligence یا همان BI) یک اصطلاح کلی است که برای توصیف مجموعه‌ای از ابزارها و برنامه‌ها به کار می‌رود: این ابزارها و برنامه‌ها، همگی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا داده‌های خام خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند و به آمارهای کاربردی‌تر دست یابند. استفاده از هوش تجاری در تصمیم‌گیری موثرتر، کاهش هزینه‌ها و کشف فرصت‌های تجاری جدید به کمک سازمان‌ها می‌آید.

برای تببین بهتر، از یک مثال ساده شروع کنیم: در یک شرکت، برای گرفتن تصمیم‌های مهم و کلیدی، می‌توان به حدسیات کارکنان، شهود مدیران یا نحوه انجام همیشگی آن کار در گذشته رجوع کرد. اما چنین کارهایی لزوماً به بهترین تصمیم‌ها ختم نمی‌شود و همچنان به سعی و خطای زیادی برای پیشبرد مناسب کارها نیاز خواهد بود. استفاده از ابزارهای هوش تجاری به سازمان کمک می‌کند تا از داده‌ها و اطلاعات بسیار زیاد خود استفاده کنند و تصمیم‌هایی هوشمندتر بر مبنای آمار و ارقام واقعی بگیرند. این آمارها ممکن است از نرم‌افزارهای ارتباط با مشتریان (CRM)، داشبوردهای آماری دیجیتال (مانند Google Analytics)، برنامه‌های پشتیبانی کاربران (مانند Zendesk) و سایر داده‌هایی استخراج شود که سازمان در طول سالیان جمع‌آوری کرده‌اند.

در حقیقت هوش تجاری با گردآوری، تجمیع و در نهایت تحلیل داده‌های موجود در بخش‌های مختلف یک سازمان، به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا ببینند که چه عواملی در موفقیت یا شکست پروژه‌هایشان موثر است. یا به عبارت دیگر به آن‌ها نشان می‌دهد که چه عواملی سود بیشتری برای آن‌ها رقم می‌زنند و چه عواملی سود کمتری را برای شرکت به همراه دارند.

امکانات مختلف برنامه‌های هوش تجاری

برنامه‌های مختلف هوش تجاری، معمولاً همه یا بخشی از امکانات زیر را در اختیار کاربران قرار می‌دهند:

• گزارش تعاملی (Interactive Reporting): این گزارش‌ها، نمودارها و جدول‌هایی هستند که طبق نیاز کاربر، می‌توانند با یک کلیک به‌روزرسانی شوند. به عنوان مثال، نموداری که روند فروش هر ماه را نشان می‌دهد و با انتخاب هر کدام از ماه‌های سال، به نمودار فروش آن ماه خاص تبدیل می‌شود. این گزارش‌ها امکان دستیابی به حجم بالایی از اطلاعات را در زمان کوتاه فراهم می‌کنند.
• تحلیل‌های شرطی (What-If Analysis): مجموعه‌ای از تحلیل‌ها هستند که در آن، می‌توان با تغییر یک متغیر شرطی، خروجی‌های مورد انتظار مختلف را ببینیم. به عنوان یک مثال ساده، می‌خواهیم ببینیم که با تغییر بودجه تبلیغات، میزان درآمد ماهانه شرکت چه تغییری می‌کند. در این تحلیل‌ها، کافی است بودجه را با یک فرمول به درآمد مرتبط کنیم و سپس با وارد کردن عددهای مختلف برای «بودجه»، خروجی‌های مختلف برای «درآمد» را به سرعت ببینیم.
• داشبورد مدیریتی (Executive Dashboards): نمودارهایی هستند که KPIها و اهداف کلیدی سازمان را به شکل خلاصه در یک صفحه گردآوری می‌کنند. مخاطبان این گزارش‌ها مدیران سازمان هستند تا بتوانند هر روز روند حرکت شرکت را در یک نگاه ببینند و تصمیم‌گیری‌های لازم را به سرعت انجام دهند. قابل ذکر است که این داشبوردها می‌توانند بر حسب حوزه فعالیت مدیر مربوطه، شخصی‌سازی شده و برای هر کدام از آن‌ها نمودارهایی خاص و مرتبط به نمایش در بیاید. نمونه‌ای از داشبورد مدیریتی در تصویر ادامه مطلب قابل مشاهده است.
• گزارش رتبه‌بندی (Ranking Report): جدول‌هایی که مجموعه‌ای از اطلاعات را یکجا جمع‌آوری کرده و سپس امکان تغییر چینش و ترتیب داده‌ها بر اساس پارامترهای مختلفی که مورد نیاز است را به کاربر می‌دهند.
• دیگر امکانات برنامه‌های هوش تجاری: برنامه‌های BI علاوه بر موارد بالا، امکانات مختلف بسیار زیادی را برای کاربران فراهم می‌کنند. تنها چند مورد را به عنوان مثال، ذکر کرده‌ایم:
  • ادغام یا استفاده همزمان از داده‌های چند پایگاه داده مختلف
  • به‌روزرسانی خودکار نمودارها در گذر زمان
  • استفاده از Pivot Tableها برای استخراج کردن اطلاعات از جداول و داده‌ها
  • خروجی گرفتن از داده‌ها در قالب اکسل، PDF و…

تکنیک‌های قابل استفاده در هوش تجاری

برخی از تکنیک‌های آماری و محاسباتی که کاربران در برنامه‌های هوش تجاری مورد استفاده قرار می‌دهند عبارت‌اند از:

• تحلیل توصیفی (Descriptive Analytics): از مجموعه‌ای از تکنیک‌های مجتمع‌سازی داده و داده‌کاوی بهره می‌گیرد تا توصیفی دقیق از عملکرد سازمان در گذشته ارائه دهد.
• مدل‌سازی پیشگویانه (Predictive Modeling): از مجموعه‌ای از تکنیک‌های آماری بهره می‌گیرد تا یک پیش‌بینی از احتمال وقوع اتفاقات در آینده ارائه دهد.
• تحلیل تجویزی (Prescriptive Analysis): از مجموعه‌ای از بهینه‌سازی‌ها و الگوریتم‌های شبیه‌سازی بهره می‌گیرد تا درباره بهترین مسیر برای رسیدن به یک خروجی خاص پیشنهادهایی ارائه دهد.
• خوشه‌بندی و تحلیل داده‌های پرت (Clustering & Outlier Analysis): مهم‌ترین بخش از داده‌کاوی اکتشافی است. در این تحلیل، سعی می‌شود داده‌ها در گروه‌های مختلفی تقسیم‌بندی شوند به شکلی که داده‌های هر گروه بیشترین شباهت ممکن را نسبت به هم داده باشند.
• تصویرسازی مدل (Model Visualization): بافت‌نگار، گراف دایره‌ای، نمودار میله‌ای و انواع دیگری از نمودارها وجود دارند که می‌توان از آن‌ها برای انتقال بهتر مفاهیم به مخاطبان بهره برد.
• سیستم‌های پردازش تحلیلی برخط (OLAP): قابلیت تحلیل ابعاد مختلف داده‌های چندبعدی را به کاربر می‌دهند.

فرآیندهای مرتبط با هوش تجاری

• داده‌کاوی (Data Mining): پروسه‌ای که در آن با بررسی حجم زیادی از داده‌ها، الگوهای مفید و قابل استفاده در این داده‌ها کشف می‌شوند. متن‌کاوی (Text Mining) که به داده‌کاوی روی متن‌ها گفته می‌شود نیز یکی از زیرشاخه‌های کاربردی آن محسوب می‌شود.
• فرآیندکاوی (Process Mining): از داده‌کاوی در ترکیب با تحلیل فرآیندها بهره می‌گیرد تا مدیریت فرآیندهای تجاری در سازمان را ارتقاء دهد.
• پردازش رویداد پیچیده (Complex event processing): هدف آن پیدا کردن رویدادهای معنادار و پاسخ دادن سریع و به موقع به آن‌ها است. رویداد می‌تواند یک مطلب، پیام متنی، گزارش یا هر نوعی از داده باشد.

ابزارهای مورد استفاده برای هوش تجاری

نرم‌افزارها و پلتفرم‌های آنلاین متعددی برای مدیریت هوش تجاری شرکت‌ها وجود دارند. برخی از شناخته‌ترین پلتفرم‌های این حوزه عبارت‌اند از:

• SAP Business Intelligence
• Sisense
• Microsoft Power BI
• Looker
• Tableau
• Oracle BI
• Domo
• QlikView
• Klipfolio

قابل ذکر است که ابعاد سازمان و نیاز معین هر شرکت، در انتخاب ابزار مناسب تاثیر بسیار زیادی دارند.

چه کسانی به هوش تجاری نیاز دارند؟

امروزه شرکت‌ها، صرف نظر از حوزه فعالیتی که دارند، با حجم بسیار زیادی از داده‌ها مواجه هستند که در بخش‌های مختلف این سازمان‌ها تولید می‌شوند.

منظم شدن این داده‌ها، تجمیع داده‌هایی که در تیم‌های مختلف سازمان تولید می‌شود، حذف داده‌های اضافه و غیرمفید و در نهایت تجزیه و تحلیل خروجی‌های مهم و قابل استفاده، می‌تواند برای همه‌ی سازمان‌ها مفید باشد.

اینکه این تجزیه و تحلیل‌ها تا چه حد سیستماتیک و عمیق باشد، بسته به حوزه فعالیت شرکت‌ها و ابعاد سازمان متغیر است اما اصل اهمیت BI برای همه‌ی سازمان‌ها، غیرقابل انکار به نظر می‌رسد.

نظرسنجی BI Survey از ۲۲۰۰ سازمان، مهم‌ترین حوزه‌هایی را که این سازمان‌ها در آن‌ها از هوش تجاری بهره برده‌اند شناسایی کرده است. برنامه‌ریزی و پیش‌بینی فروش، تحلیل رفتار مشتریان، نگاه یکپارچه به مشتریان، برنامه‌ریزی ظرفیت/منابع و در نهایت بهینه‌سازی قیمت‌ها و تخفیف‌ها، پنج گزینه اولی بوده‌اند که سازمان‌ها از هوش تجاری برای بهبود آن‌ها بهره برده‌اند.

با تشکر از آتنا ساقی و الناز معصومی

ترجمه و تلخیصی از چهار مطلب: LinkedIn ، CIO ، Mopinion و BI Survey