اصول مدیریت کایزن
مدیریت موفق به سبک کایزن (Kaizen) عناصر مختلفی را شامل می‌شود. هیچ تغییر یا بهبودی وجود ندارد که به‌تنهایی بتواند یک کسبوکار را متحول کند. در واقع این نتیجه‌ی ترکیب اصول و فرایندهای مختلف است که به بهبود مستمر یک کسبوکار می‌انجامد. درک این اصول کلیدی می‌تواند برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری یا کاهش اتلاف انرژی در کسبوکار خود هستند تحول‌آفرین باشد. این اصول چارچوبی را به مدیران پروژه ارائه می‌دهند که به کمک آن می‌توانند تغییراتی اساسی در کوتاه‌مدت و میان‌مدت در کسبوکار خود ایجاد کنند. در این مقاله به توضیح شش اصل مدیریت کایزن می‌پردازیم و این که چطور می‌توان از آن‌ها برای بهبود بهره‌وری یک سازمان استفاده کرد.
مدیریت کایزن چگونه کار می‌کند؟
پیش از آنکه به توضیح اصول مدیریت کایزن بپردازیم، باید بدانیم که هرکدام از این اصول چه نقشی در ایجاد نتیجه‌ی نهایی دارند. فلسفه‌ی کایزن اولین بار در کتابی به نام «کلید موفقیت رقابتی ژاپن» معرفی شد. این کتاب چگونگی دستیابی به مزیت رقابتی با استفاده از فلسفه‌ی کایزن و دیدگاه پیشرفت مستمر را با جزئیات شرح داده بود. کتاب به‌جای ارائه‌ی یک راه‌حل کلی توضیح می‌داد که تغییر فلسفه‌ی یک شرکت می‌تواند تأثیر مثبتی بر تمامی بخش‌های آن داشته باشد.
اصلاح شیوه‌های تفکر، تصمیم‌گیری و انجام کارهای روزانه، پیشرفت‌های چشمگیری را در مدیریت و نتایج یک کسبوکار ایجاد می‌کند. یک مدیریت اصولی چیزی است که می‌تواند طبیعت دوگانه‌ی کایزن را تبدیل به نتایجی قابل‌لمس کند. کایزن با بهکارگیری اصول فکر‌شده و متناسب برای هرکسب‌و‌کار، موفقیت آن کسبوکار را تضمین می‌کند. بیایید نگاهی به این شش اصل داشته باشیم:
۱. تغییرات کوچک اما پیوسته
کایزن در ساخت فرهنگی برای پیشرفت پیوسته که نتایج مستمری را به همراه دارد، خلاصه می‌شود. کایزن به دنبال ایجاد تغییرات بزرگ به یک‌باره نیست، بلکه به گونه‌ای به سمت آن‌ها پیش می‌رود که در نهایت پایداری بلندمدت تغییرات را تضمین کند. اما این به این معنی نیست که نمی‌توان از این طریق به تغییرات بزرگ دست پیدا کرد. یک پیشرفت کوچک در بهره‌وری می‌تواند به بنیانی برای نتایجی عظیم تبدیل شود.
فرایند پیشرفت تدریجی برای بیشتر شرکت‌ها قابل‌کنترل‌تر است. پیدا کردن زمان مناسب و جلب نظر کارمندان برای ایجاد تغییرات کوچک به‌مراتب آسان‌تر است و به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها درحالی که در بقیه‌ی راه‌ها شکست می‌خورند با کمک کایزن به موفقیت می‌رسند. کایزن یک روش واقع‌گرایانه برای دستیابی به تحول کسبوکار بدون تغییر کامل نحوه‌ی عملکرد آن است. با ایجاد چرخه‌های تغییر در طول زمان، شرکت به‌طور پیوسته بهبود می‌یابد. کلید موفقیت در مدیریت کایزن درک این موضوع است که هیچ پیشرفتی آن‌قدر کوچک نیست که ارزشمند نباشد. هر ایده‌ای، خصوصاً در مراحل اولیه، باید مورد توجه قرار بگیرد. بنابراین، بازخوردها را از همه‌ی بخش‌های کسبوکار جمع‌آوری کرده و بررسی کنید و به کارمندان در همه سطوح اجازه دهید بدانند که هر ایده‌ای پتانسیل مشارکت دارد.
۲. استانداردسازی دستورالعمل‌های اجرایی
بهکارگیری دستورالعمل‌های اجرایی استانداردی (Standard Operating Procedure) که به طور مستمر ضبط و دنبال می‌شوند، می‌تواند در موفقیت یک سازمان بسیار کمک‌کننده باشد. بدون داشتن معیاری برای شروع، تحلیل کسبوکار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و اندازه‌گیری پیشرفت‌های ناشی از رویدادها تقریباً غیرممکن است. دستورالعمل‌های اجرایی استانداردی که به‌خوبی تعریف شده باشند، ریسک مشکلات، اشتباهات و اتلاف منابع را کاهش داده و همچنین به کس‌وکارهای نوپا کمک می‌کند تا به‌سرعت با جریان صنعت به‌روز شوند و به کارمندان باتجربه نیز بهترین و کارآمدترین رویه‌ها را ارائه می‌دهد. پس قبل از اعمال بهبودها بر اساس اصول کایزن یا مهندسی فرایند کسبوکار، مطمئن شوید که به‌دقت دستورالعمل‌های اجرایی را تعریف کرده و به پیروی از آن‌ها پایبند هستید.
۳. شناسایی و حذف منابع هدررفت
بیشتر افراد حذف منابع هدررفت را تنها مربوط به تولید ناب (lean manufacturing) می‌دانند اما این کار می‌تواند به هر کسب‌و‌کاری کمک کند. چیزی که به مشتری نهایی ارزشی را اضافه نمی‌کند یک منبع اتلاف به شمار می‌آید. فعالیت‌ها، فرایندها و حتی محصولات اگر چیزی نباشند که مشتری مشتاق باشد در ازای آن پولی بپردازد، نوعی «هدررفت» به شمار می‌رود. با حذف تمامی این عناصر زائد، می‌توانید تلاش‌های خود را بر روی مواردی که بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند متمرکز کنید. پیش از بهکارگیری کایزن از کارمندان خود بخواهید تا عملیات، دارایی‌ها و یا ابزارهای بدون استفاده را شناسایی کنند. نقشه‌برداری از جریان ارزش (Value Stream Mapping) نیز می‌تواند به شما در تشخیص منابع اتلاف در زنجیره تأمین (Supply Chain) کمک کند. زمانی که منابع اتلاف در فرایندهای کسبوکار خود را شناسایی کردید، به دنبال فرصت‌هایی برای کاهش یا حذف کامل آن‌ها بگردید. این کار بهره‌وری، اثربخشی و سودآوری را به حداکثر می‌رساند.
۴. جست‌وجوی مشکلات در فرایندها نه افراد
ممکن است فکر کنید که بیشتر اشتباهات به خاطر خطاهای انسانی به وجود می‌آیند، اما کایزن می‌گوید که اشتباهات معمولاً نتیجه‌ی فرایندهای ضعیفی هستند که شرایط را برای خطاهای انسانی فراهم می‌کنند. با داشتن فرایندهای درست، ریسک خطا به‌شدت کاهش می‌یابد. هنگامی که منابع کافی فراهم شود، کارمندان آموزش ببینند و محیط کار بهینه شود، اشتباهات به‌ندرت اتفاق می‌افتند و در موارد اندکی نیز که خطایی اتفاق می‌افتاد، یک مدیریت کایزن می‌تواند ریشه‌ی مشکل را یافته و برنامه‌ای برای وقوع مجدد آن طراحی کند. ایجاد یک بهبود کوچک هنگامی که خطایی اتفاق می‌افتاد، تضمین می‌کند که این خطا دیگر و در ابعاد بزرگتر تکرار نخواهد شد.
۵. استفاده از چارچوب‌های سازمان‌یافته
استفاده از چارچوب‌های سازمان‌یافته رویکردی اثبات‌شده برای موفقیت مدیریت کایزن است. چرخه‌ی PDCA (مخفف کلمات Act ، Check ،Do ،Plan) یکی از محبوب‌ترین این چارچوب‌هاست که رویکردی سازمان‌یافته را در اختیار کارمندان و تیم‌ها قرار می‌دهد تا از آن‌ها برای انجام بهبودih استفاده کنند. برنامه (Plan) هماهنگی با اهداف سازمانی را تضمین کرده و عمل (Do) تضمین می‌کند که ایده‌ها به‌سرعت به مرحله‌ی اجرا می‌رسند. بررسی (Check) بررسی موفقیت و اجرا (Act) نیز پیگیری بیشتر در مواردی که به بهبود بیشتر نیاز است را تشویق می‌کنند. همچنین پیروی از یک رویکرد چهار‌مرحله‌ایِ ساده مانند چرخه‌ی PDCA، با فراهم کردن دستورالعمل‌هایی که یادآوری آن‌ها آسان است، کارمندان را به پیگیری در فرایندها مشتاق می‌کند. این بدان معنی است که بهبود مستمر به‌سرعت تبدیل به فرهنگ روزانه‌ی تمامی افراد حاضر در کسبوکار می‌شود.
۶. استفاده از ابزارهای دیجیتال
استفاده از ابزارهای دیجیتال در راستای رویکرد ژاپنی کایزن می‌تواند بسیار مفید باشد. روزگار صندوق پیشنهاد‌ات، گزارش‌های صفحات گسترده و نمودار روندها روی وایت‌برد به پایان رسیده است. اکنون فناوری امکان جمع‌آوری ایده‌های مختلف، انتخاب بهترین‌ها، صحبت درباره‌ی نحوه‌ی بهکارگیری آن‌ها و بررسی نتیجه‌ی نهایی را می‌دهد. با استفاده از نرم‌افزار‌های کایزن می‌توانید بهترین ایده‌ها و راهکارها را جمع‌آوری و ثبت کرده و با اعضای سازمان به اشتراک بگذارید.
شرکت‌هایی که دائماً در حال بهبود هستند، مزیت رقابتی ویژه‌ای دارند که دیگر شرکت‌ها به سختی می‌توانند به آن دست یابند. درک این شش اصل می‌تواند به موفقیت مدیریت کایزن در سازمان شما کمک کند. با استفاده از این شش اصل، کسبوکار شما می‌تواند به رشد، کاهش هدررفت و به حداکثر رساندن سوددهی خود سرعت ببخشد.
