راهنمای جامع آنبوردینگ توسعهدهندگان دورکار
نمی‌دانم در‌مورد «سندروم فرد جدید» (new guy syndrome) چیزی شنیده‌اید یا نه. همان اضطراب مخربی را می‌گویم که وقتی شغل جدیدی را شروع می‌کنید و تصوری از اینکه کار چطور پیش می‌رود ندارید، به سراغتان می‌آید. اضطرابی که در نهایت منجر به عملکرد ضعیف شما در محل کارتان می‌شود و این عملکرد ضعیف هم اضطراب شما را دوچندان می‌کند. این مسئله نه‌تنها در حالت استخدام حضوری، بلکه در حالت دورکاری هم اتفاق می‌افتد.
به‌منظور جلوگیری از این اتفاق، متخصصان منابع انسانی (HR) فرایند همسوسازی (آنبوردینگ) را توسعه داده‌اند. این رویه از دهه 70 میلادی وجود داشته است، با این حال بر اساس داده‌هایی که Harvard Business Review منتشر کرده است، ۲۲٪ از شرکت‌ها اصلاً فرایند آنبوردینگ ندارند و بیش از سه‌چهارم شرکت‌هایی که برنامه‌های همسوسازی دارند، در این زمینه موفق نبوده‌اند.
همسوسازی (آنبوردینگ) در سه قدم بسیار ساده
قدم اول: معرفی
همکار جدید شما باید با چیزهای زیادی مثل سایر همکاران، ابزارهایی که باید از آن‌ها استفاده کند، فرهنگ شرکت و… آشنا شود. این موارد باید به‌گونه‌ای به آن‌ها ارائه شود که آن‌ها را مضطرب و سردرگم نکند. بنابراین، شما باید معرفی را خیلی قبل‌تر از اولین روز کاری آن‌ها شروع کنید.
معرفی ابزارها و نرم‌افزار‌ها
به‌منظور کاهش فرایند آموزش و کارآمدتر کردن روزهای اول کاری، لازم است تا همکار‌های جدید شما از ابزاری که قرار است استفاده کنند، اطلاع داشته باشند. بنابراین در آخرین مرحله مصاحبه، به آن‌ها لیستی از نرم‌افزارهایی که نیاز خواهند داشت، بدهید. به‌این‌ترتیب، آن‌ها می‌توانند این ابزارها را روی رایانه شخصی خود نصب کرده و بلافاصله یادگیری آن‌ها را شروع کنند.
اگر بتوانید راهنمای دقیقی از این ابزارها برای تازه‌وارد‌ها تهیه کرده و یا جلسه‌ای اختصاصی با یک مربی ترتیب دهید، خیلی عالی می‌شود. در صورتی که از زیرساخت Atlassian استفاده می‌کنید، می‌توانید از قابلیت Space در Confluence، برای نوشتن این راهنما‌ها استفاده کنید.
معرفی شرکت و پروژه
اگر یک تیم اختصاصی استخدام می‌کنید، مطلع کردن تازه‌وارد‌ها از وضعیت کلی شرکت و جزئیات پروژه بسیار مهم است. این کار به آن‌ها کمک خواهد کرد تا در جریان همکاری با شما اعتماد‌به‌نفس بیشتری داشته باشند. بنابراین پاسخ سؤالات زیر را در اختیار آن‌ها قرار دهید:
- برای چه شرکت و پروژه‌ای اقدام به استخدام کرده‌اید؟
- کارکرد پروژه ذکرشده چیست؟
- اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت آن چیست؟
- این پروژه قبلاً با چه مسائل و مشکلاتی روبرو بوده است و این مسائل چگونه حل شده‌اند؟
- این پروژه در حال حاضر با چه مسائلی روبرو است یا در آینده نزدیک با چه مسائلی روبرو خواهد شد؟
- در حال حاضر، مهمترین کارها و وظایف چه چیزهایی هستند؟
معرفی فرهنگ شرکت
تقریباً همه شرکت‌ها در نحوه انجام کارها تا حدودی منحصر‌به‌فرد هستند. به‌عنوان مثال، برخی شرکت‌ها از همکاران خود انتظار دارند تا با لباس رسمی در محل کار حاضر شوند، در حالی که برخی دیگر با لباس‌های غیر‌رسمی هیچ مشکلی ندارند. جو محیط کار، سطح آشنایی و صمیمیت بین همکاران، خط‌مشی شرکت و هزاران جزئیات کوچک دیگر وجود دارند که فرهنگ تیم شما را تشکیل می‌دهند و مواجه شدن با آن‌ها بدون اطلاع قبلی ممکن است کمی سخت و گیج‌کننده باشد.
بنابراین ایجاد یک کتابچه راهنما برای توصیف قوانین کار در شرکت شما، ایده بسیار خوبی به نظر می‌رسد. به‌عنوان مثال: «شوخی‌های احمقانه نکنید» و یا اگر سخت‌گیری بیشتری دارید: «از خطوط شرکت برای ارتباطات شخصی و غیر‌کاری استفاده نکنید».
اگر می‌خواهید مرجع خوبی برای کتابچه راهنمای کارمندان داشته باشید، می‌توانید از کتابچه راهنمای شرکت Valve الگو بگیرید. کتابچه‌ای گسترده که نکات کلیدی در‌مورد شرکت (تاریخچه، فلسفه، زیر‌ساخت‌های کلیدی و حتی نحوه‌ی رسیدگی به معمول‌ترین مسائل) را به‌خوبی ارائه کرده است و مهم‌تر از همه، به‌هیچ‌وجه خسته‌کننده نیست.
تهیه یک کتابچه راهنما بسیار عالی است، با این حال در اولین جلسه آنبوردینگ، خلاصه‌ای از خط‌مشی شرکت را برای همکار جدید خود تشریح کنید. این کار نه‌تنها فرصتی عالی برای پاسخگویی به سؤالات آن‌ها خواهد بود، بلکه به آن‌ها کمک خواهد کرد تا راحت‌تر با فرهنگ شرکت شما آشنا شده و خو بگیرند.
معرفی همکاران
روش زیر را برای معرفی همکاران خود در نظر بگیرید:
- در آخرین مرحله مذاکرات، رهبر تیم را به همکار جدید خود معرفی کنید و اجازه دهید اگر سؤالی از یکدیگر دارند، بپرسند.
- بقیه اعضای تیم را در روز اول کاری به آن‌ها معرفی کنید. اگر همکار جدید شما به مربی نیاز دارد، از قبل فردی را برای این کار در نظر بگیرید و آن‌ها را به‌طور خاص به یکدیگر معرفی کنید.
اگر فرایند آنبوردینگ را برای یک تیم توسعه‌دهنده نرم‌افزار دورکار انجام می‌دهید، یک تور مجازی در دفتر کار خود از طریق اسکایپ ترتیب دهید و در طول آن کارمندان اصلی را معرفی کنید. به این ترتیب، اگر زمانی کارمندان دورکار شما به دفتر کار شما بیایند، احساس راحتی بیشتری خواهند کرد. به‌علاوه، این کار باعث می‌شود که شرکت شما به‌جای فقط اسمی در چت، یک شرکت واقعی با افراد واقعی که در آنجا کار می‌کنند، به نظر برسد.
مطلب مشابه: مصاحبه موفق با مهندسان ارشد نرم‌افزار
قدم دوم: آماده‌سازی محیط کار
بعد از انجام مراحل معرفی، وقت آن است که به همکار جدید خود کمک کنید تا در جریان کار واقعی قرار بگیرد. این بخشی از فرایند آنبوردینگ است که اکثر شرکت‌ها درست انجام می‌دهند، با این حال، هنوز هم استفاده از چک‌لیست ایده بسیار خوبی است.
اگر همکار جدیدی را به پروژه خود اضافه می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که همه‌ی چیزهای لازم برای شروع کار را در اختیار دارند:
- دسترسی به چت شرکت. اگر سیستم چت شما شامل گروه‌ها و اتاق‌های خصوصی می‌شود، مطمئن شوید که همکار جدید شما به همه گروه‌های مرتبط اضافه شده است.
- دسترسی به سیستم مدیریت پروژه. مطمئن شوید که آن‌ها توانایی ویرایش تسک‌ها را دارند.
- دسترسی به محیط تست و کلیدهای API
- دسترسی به مستندات، دستورالعمل‌ها و کتابچه‌های راهنمای داخلی شرکت
- معرفی برنامه جلسات
- دسترسی به سرویس‌های داخلی مانند DeskHelp، پشتیبانی فناوری اطلاعات و سایر ابزارها
البته می‌توانید این دسترسی‌ها را وقتی که به آن‌ها احتیاج پیدا کردند، به همکاران جدیدتان بدهید. اما این کار، چند روز اول کاری آن‌ها را بسیار سخت و عذاب‌آور می‌کند. بنابراین به‌جای اینکه ذهنیت بدی در آن‌ها ایجاد کرده و حسن نیت خود را از دست بدهید، بهتر است کمی زمان صرف کرده و بلافاصله دسترسی‌ها را برای آن‌ها فراهم کنید.
قدم سوم: مستندات فنی
دو مرحله قبلی بیشتر یک زمینه مشترک برای همه استخدام‌شونده‌ها بود، اما این مرحله مختص توسعهدهندگان جدید در شرکت شما است. توسعهدهندگان بدون مستندات فنی که مرجعی برای ارزیابی و تعیین بهترین روش‌ها و نقاط ضعف است، نمی‌توانند روی پروژه شما کار کنند.
بنابراین، یک چک‌لیست برای همسوسازی توسعهدهندگان دورکار ضروری به نظر می‌رسد:
- کد منبع، در حالت ایدئال به‌صورت دسترسی به ریپازیتوری Git شما
- پایگاه داده و راهنمای راه‌اندازی آن
- وابستگی‌های پروژه شما، شامل شماره نسخه‌ی هر یک از آن‌ها
- کلیدهای API و مجوزهای دسترسی برای ابزارهایی که در پروژه استفاده می‌شوند
- داده‌ی نمونه و راهنما برای ورودی آن
- مجموعه‌های تست، برای اطمینان از اینکه همه‌چیز خوب کار می‌کند
- مجوزهای استقرار (deployment) بر روی سرورهای staging و production
- یادداشت‌های توسعه (در‌صورت موجود بودن). این به ما کمک می‌کند تا رفتارهای غیرعادی برنامه را از تجربه تیم قبلی یاد گرفته و از اشتباهاتی که مرتکب شده‌اند، دوری کنیم.
اگر از ابزارهای غیرمعمول استفاده می‌کنید (مثلاً یک کامپایلر سفارشی برای سرور production خود)، حتماً همراه با مجوزهای دسترسی، دستورالعمل‌های مربوط به آن ابزار را هم در اختیار آن‌ها قرار دهید. توسعهدهندگان برای اطمینان از اینکه ویژگی‌های موجود در نرم‌افزار را خراب نمی‌کنند، باید فرایند استقرار (deployment) را مرحله‌به‌مرحله بدانند.
اگر یک فایل Docker شامل پروژه خود را در اختیار آن‌ها قرار دهید، کمک بزرگی به آن‌ها خواهید کرد. Docker یک کانتینر برای نرم‌افزار با تمام وابستگی‌ها و تنظیمات از قبل تعبیه‌شده است و باعث صرفه‌جویی زیادی در وقت در هنگام راه‌اندازی محیط‌های توسعه می‌شود.
مطلب مشابه: فراگیران مادام‌العمر را شناسایی و استخدام کنید
سؤالاتی برای ارتقا فرایند آنبوردینگ
آنبوردینگ یک فرایند سخت و پیچیده نیست و روش‌های زیادی برای انجام آن وجود دارد. بنابراین بهتر است کمی ابتکار به خرج دهید و به‌جای شیوه‌های سنتی، شیوه‌های شخصی که مناسب شرکت شما هستند را ارائه دهید.
اگر می‌خواهید برنامه همسوسازی خود را ارزیابی کنید، باید ببینید برنامه شما به این سؤالات چگونه پاسخ می‌دهد:
- آیا شرکت ما محیطی پذیرا و دوستانه دارد؟
- آیا همکاران ما به کار در اینجا افتخار می‌کنند؟
- آیا می‌توانیم داستانی را به اشتراک بگذاریم که نمادی از شرکت ما باشد؟
- آیا چشم‌انداز، اهداف و منحصر‌به‌فرد بودن ما، برای همکاران جدید ما قابل مشاهده است؟
- آیا همکاران ما می‌دانند که برای ما اهمیت دارند؟
- آیا برنامه آنبوردینگ ما جذاب است؟ آیا بازخورد دارد؟
- آیا این بازخورد مورد بررسی و مطالعه قرار می‌گیرد؟
- آیا ما یک منبع اطلاعاتی گسترده داریم؟
ممکن است جواب‌ها را دوست نداشته باشید، ولی باید با خود روراست باشید. به یاد داشته باشید که هر «نه» در این لیست فرصتی برای تمرکز و بهبود جنبه‌ای از شرکت شما است.
نتیجه‌گیری
برنامه آنبوردینگ توسعه دهندگان دورکار ضروری نیست. شرکت‌هایی هستند که آن را کاملاً نادیده می‌گیرند و موفق می‌شوند که کار را به‌خوبی پیش ببرند. با این حال، دائماً همکاران با‌استعداد خود را از دست می‌دهند، دائماً به دنبال کارمندان جدید می‌گردند و هرگز نمی‌توانند آنچنان که توانایی‌اش را دارند، عمل کنند.
اگر می‌خواهید از منابع خود در حد توان بالقوه‌ی آن‌ها استفاده کنید و بهترین استعداد‌های موجود را داشته باشید، به یک فرایند آنبوردینگ عالی نیاز دارید. فقط در این صورت است که میزان گردش و جابجایی نیروهای کار را کاهش می‌دهید و در نهایت توانایی کامل کارکنان جدید خود را مشاهده خواهید کرد. یک سیستم آنبوردینگ که در همه موارد کارساز باشد وجود ندارد، با این حال امیدواریم بتوانید از این دستورالعمل‌ها برای تهیه یک شیوه مناسب برای شرکت خود استفاده کنید.
