نکاتی کلیدی برای برگزاری جلسات کاری مؤثرتر
علاوه بر خسته‌کننده بودن و اتلاف وقت، جلسات یکی از مهم‌ترین قاتلان بهره‌وری هستند. وقتی یک جلسه هیچ هدف یا نتیجه‌ی عملی ندارد و افرادِ حاضر در آن نمی‌دانند که چرا آنجا نشسته‌اند و حتی به نظر نمی‌رسد که قرار است آن جلسه نتیجه‌ای داشته باشد، بعید است که افراد بتوانند در طول جلسه تحت‌تأثیر قرار گرفته و متمرکز بمانند. Workfront در یک اینفوگرافیک، آمار جالبی را ارائه داده است:
- از هر ده نفر، نه نفر در طول جلسات خیال‌بافی می‌کنند.
- ۳۹ درصد اذعان دارند که در طول جلسات چرت می‌زنند.
- ۲۷ درصد می‌گویند که جلسات بزرگترین دلیل بهره‌وری پایین و بازدهی ضعیف آن‌ها است.
- ۷۳ درصد کار دیگری را به جلسات می‌آورند تا در حالی که وانمود می‌کنند که گوش می‌دهند، به کار دیگری بپردازند.
- ۶۰ درصد از افراد در طول جلسه یادداشت‌برداری می‌کنند تا طوری به نظر برسند که انگار به گوینده توجه دارند.
اما اگر یک جلسه به‌خوبی برنامه‌ریزی و به‌درستی اجرا شود، همه را فعال و علاقه‌مند نگه می‌دارد و نتایجی را ایجاد می‌کند که تیم و حتی کل شرکت را به جلو پیش می‌برد. نکات ارائه‌شده در این مقاله به شما در برگزاری جلسات مؤثرتر کمک خواهد کرد:
هدف و دستور جلسه داشته باشید
هدف و دستور‌کار جلسه را پیش از برگزاری آن مشخص کنید. این موارد تعیین می‌کنند که قرار است درمورد چه‌چیزی صحبت کنید و چه‌کسی باید در جلسه حضور داشته باشد. یکی از بزرگترین مشکلاتی که افراد دارند، دعوت شدن به جلسه‌ای است که به آن‌ها یا تیمشان ربطی ندارد. وقتی به‌درستی آماده شوید، دقیقاً می‌دانید که چه‌کسی باید در جلسه باشد و چه‌کسانی می‌توانند در این جلسه شرکت نکنند.
به اصل مطلب بپردازید
تمرکز بر سخنان یک فرد، زمانی که چند دقیقه بدون اینکه به اصل مطلب بپردازد، صحبت می‌کند، بسیار دشوار است. بر اساس مطالعه‌ای که توسط مایکروسافت انجام شده است، به طور متوسط دامنه توجه افراد، حدود هشت ثانیه است و این به این معنی است که شما مدت کوتاهی برای جلب توجه حاضرین فرصت دارید. بنابراین آنچه که افراد از قبل می‌دانند را تکرار نکنید. فقط اطلاعات مورد‌نیاز را به آن‌ها داده و ادامه دهید.
با یک نقل‌قول شروع کنید
افراد از شنیدن جمله‌هایی که به موقعیت آن‌ها مرتبط است لذت می‌برند، جلسات را با نقل‌قولی که می‌دانید به موضوع جلسه مرتبط است، شروع کرده تا بتوانید به‌سرعت توجه حاضرینِ جلسه را جلب کنید. اگر یک پروژه با چالش‌هایی مواجه شده است، نقل‌قولی در مورد غلبه بر موانع بیان کنید یا اگر تغییرات عمده‌ای در تیم یا شرکت شما ایجاد شده است، نقل‌قولی درمورد تحولات مثبت می‌تواند بسیار تأثیرگذار باشد.
آمار ارائه دهید
هنگامی که یک نکته را بیان می‌کنید، ارائه یک آمار جالب می‌تواند آن را روشن کند. 90٪ از اطلاعات دریافتی توسط مغز به‌صورت بصری منتقل می‌شود. بنابراین می‌توانید آمار را در قالب یک اینفوگرافیک ارائه دهید تا حاضرینِ جلسه آن را بهتر درک کنند.
ممکن است علاقه‌مند باشید: راهنمای جامع رهبری تیم‌های توسعه‌ٔ توزیع‌شده
جلسات را در یک مکان متفاوت برگزار کنید
اگر همه جلسات شما همیشه در یک اتاق ثابت برگزار می‌شود، چرا جلسه را در اتاقی متفاوت برگزار نمی‌کنید؟ اگر تعداد شرکت‌کنندگان در جلسه محدود است، ممکن است برگزاری آن در یک کافه تغییری خوشایند باشد یا اگر هوا مطبوع است، می‌توانید جلسات خود را در هوای آزاد برگزار کنید. این کار نه‌تنها تغییر منظره‌ی خوبی نسبت به اتاق جلساتِ همیشگی ایجاد می‌کند، یکنواختی را نیز از بین می‌برد و همه حاضرین را فعال و پرانرژی نگه می‌دارد. یک جلسه در فضای باز می‌تواند خلاقیت را بهبود بخشد و رویکرد مثبتی را که تبادل ایده‌ها را تشویق می‌کند القا کند.
زمان جلسات را کوتاه نگه دارید
اگر جلسه طول بکشد یا از دستور کار اصلی منحرف شود، افراد حوصله‌شان سر می‌رود، تمرکزشان را از دست می‌دهند و ثانیه‌شماری می‌کنند تا جلسه تمام شود و بتوانند به کارهایی که از نظرشان مهم‌تر است، بازگردند. بنابراین همه موضوعات و بحث‌ها را به دستور کار جلسه محدود کرده و منحرف نشوید. اگر کسی نکته خوبی را مطرح کرد که خارج از دستور کار جلسه است، از او به خاطر یادآوری و ذکر آن تشکر کرده و از او بخواهید اطلاعات بیشتری را برای درج آن در برنامه‌ی جلسه آینده برای شما ارسال کند.
call to action تعیین کنید
هنگامی که هدف جلسه را به صورت مختصر بررسی کردید، به حاضرین اجازه دهید بدانند که برای رسیدن به هدف چه کاری باید انجام دهند و مسئولیت‌های آن‌ها چه‌چیزی است. یک Call to Action هم حاضرین در جلسه را به صحبت‌های شما علاقه‌مند می‌کند و هم به آن‌ها اجازه می‌دهد که بدانند چه کاری باید انجام دهند.
حاضرین جلسه را به پرسیدن سؤال تشویق کنید
در طول جلسه، از حاضرین بپرسید که آیا سؤالی دارند یا خیر. از لحن غیررسمی و تشویقی استفاده کنید تا حاضرین بدانند که آن‌ها را مورد انتقاد یا تمسخر قرار نمی‌دهید. سؤال پرسیدن، شرکت‌کنندگان را به مشارکت تشویق می‌کند و راهی عالی برای افزایش تعامل است.
جمع‌بندی
هیچ‌کس دوست ندارد ساعت‌ها بنشید و احساس کند که ای کاش وقتش را برای کار دیگری سپری می‌کرد. احتمالاً شما هم از اینکه هیچ‌کس به صحبت‌های شما گوش ندهد، احساس خوبی نخواهید داشت. برای اینکه یک جلسه مؤثر باشد، باید همه فعالانه درگیر شوند. نکات توصیه‌شده در این مقاله به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری و خروجی جلسات شما بهبود پیدا کند.
